Soeben wird das Meeting eröffnet – Click – die Startfolie erscheint. Meeting am… lese ich. Dazu noch den Wochentag, den Ort unseres Treffens und das Firmenlogo. Die dargestellten Informationensind nicht wirklich hilfreich, aber üblich. Corporate Design lautet die Devise. Schon geht es weiter – Click – Agenda-Folie. Die 5 Punkten werden augenblicklich vom Leiter des Meetings vertont: 1. Ausgangspunkt, 2. Markt- und Konkurrenzanalyse, 3. Herausforderung, 4. Diskussion und 5. Maßnahmen. „Als erstes möchte ich den Ausgangspunkt darstellen…dann komme ich zu den Herausforderungen…“. Alles klar! In diesem Moment habe ich bereits abgeschaltet.
Was für eine verpasst Chance zu Beginn! (link: Februar 2018) Was bringt den Teilnehmern das Vertonen von Stichwörtern? Vor allem dann, wenn die Stichwörter ohne Inhalte bleiben. Und überhaupt, ist eine Agenda-Folie mit nur wenigen Punkten sinnvoll?
Eine Agenda als Themenliste wie unten dargestellt bringt wenig. Meist ist sie das Resultat von Einfalls- oder Gedankenlosigkeit.
Die Teilnehmer eines Meetings wollen zu Beginn wissen, worum es in der Besprechung geht. Mit oder ohne Agenda-Folie: Die Teilnehmer benötigen Orientierung, wohin die Reise geht und an welcher Stelle sie aktiv mit einzogen werden.
Tipp PUNKTGENAU
Zu Beginn Ihrer Präsentation gilt es, die Zuhörer aktiv anzusprechen. Übersetzen Sie die Punkte auf der Agenda in anregende Fragestellungen oder weisen Sie auf die Relevanz der einzelnen Themen hin. Heben Sie die wichtigsten Schritte im Ablauf hervor oder bieten Sie Highlights. – Bei weniger als 5 Punkten verzichten Sie auf eine Agenda-Folie. Holen Sie Ihre Zuhörer gleich zu Beginn aus dem Lesemodus!
Orientierung durch Überblick
Ob mit oder ohne Agenda-Folie einsetzen, sorgen Sie für eine Orientierung Ihrer Zuhörer in drei Richtungen:
1. Relevanz
Verbinden Sie jeden Agendapunkt mit den Interessen der anwesenden Personen. Verwenden Sie Formulierungen wie: „Die aktuelle Marktsituation habe ich mit Herrn Huber aus dem Marketing erarbeitet. Und ich bin gespannt wie die Kollegen aus dem Vertrieb unsere Analyse bestätigen können…“ . Damit aktivieren Sie alle Ansprechpartner und unterstützen einen Dialog.
2. Ergebnis
Zeigen Sie auf, welche Fragestellungen hinter den einzelnen Punkten Ihrer Agenda stehen. Auf Fragen werden Antworten erwartet. Bieten Sie die Antworten innerhalb der Präsentation oder sollen die Antworten gemeinsam erarbeitet/ entschieden werden?
3. Highlights
Lieber keine Punkteliste, die es von oben nach unten abzuarbeiten gilt. Sorgen Sie für eine passende Dramaturgie. Spannung entsteht, wenn Sie die relevanten Punkte Ihrer Agenda besonders hervorheben oder bewusst an den Anfang/ Schluss setzen.